Besondere Events gestalten – 5 Tipps für seriöse Anlässe

Wir bringen Ihre Feier auf das nächste Level.

01

Notieren Sie alle Rahmeninformationen – Überblick schaffen mindert Stress.

02

Erstellen Sie einen Tagesablaufplan – dann kann auf der Tour nichts schief gehen.

03

Gutes Essen und besondere Getränke – was gibt es Schöneres?

04

Sorgen Sie für ein wohltuendes Ambiente – und die Stimmung lebt bis zum Schluss.

05

Beschenken Sie Ihre Gäste – geben Sie einen Grund, sich zu erinnern.

01. Notieren Sie alle Rahmeninformationen für Ihr Konzept

Zu einem angenehmen und stressfreien Event gehört es, möglichst viele Eventualitäten zu berücksichtigen. Dazu verschaffen Sie sich (und anderen Involvierten) bestenfalls einen Überblick über den Umfang ihres Vorhabens – dazu hilft am Besten das Erstellen einer Checkliste.

Ideen für eine Checkliste Ihres Events

  • Was soll den Ausflug über passieren? Themenbereiche gliedern
  • Kosten und Budget? Kleinigkeiten nicht vergessen.
  • Notieren Sie die Restaurants in der Nähe, Sehenswürdigkeiten in der Stadt, ggf. naheliegende, interessante Angebote.
  • Wo wird abgelegt und wo treibt’s hin? Zeiträume, Wegstrecken, Fahrpläne koordinieren
  • Wer kommt und wie viele?
  • Gibt es Gäste mit besonderen Bedürfnissen?
  • Wo kommen die Leute her, muss jemand abgeholt werden?
  • Corona und große Gruppen, aktuell informiert zu bspw. Locations und Events im Freien?
  • Besteht der Bedarf an Übernachtungsmöglichkeiten?
  • Essen, Menüwahl, Getränke, Verpflegung
  • DJs, Moderation & Musikangebot
  • Dekoideen & Verschönerung für die Location
  • Unterhaltungsmöglichkeiten und Interaktivität, Spiele
  • Sicherheit und weitere wichtige Infos

Nehmen Sie sich ausgiebig Zeit bei der Planung und gehen Sie die Punkte in Ruhe durch.

“Wenn es 4 Stunden dauert einen Baum zu fällen, verbringe 3 Stunden damit, die Axt zu schärfen.” – Chuck Norris

02. Erstellen Sie einen Tagesablaufplan

Alles braucht Zeit, Zeit ist Geld und das Budget soll gut geplant sein. Erstellen sie einen Ablaufplan – für sich und die Feiergesellschaft bspw. mit folgenden Infos:

  • Uhrzeiten, Termine, Daten
  • Zielorte/Adressen, Kontaktdaten
  • Programmpunkte & Besonderheiten
  • Wichtige Infos für alle Beteiligten

Lassen Sie Gäste am Ablauf teilhaben.

Erstellen Sie einen ausführlichen Plan für die Organisatoren und einen einfachen Plan für die Gäste und händigen Sie diesen bei Bedarf aus. Das verschafft Sicherheit im Team und vereinfacht die Kommunikation mit externen Dienstleistern. Ein entspannter Überblick kann bei den Gästen für Vorfreude sorgen, vor allem wenn sie von der Tagestour auf dem Floss erfahren!Kleiner Tipp: Gestalten Sie den Plan und die Rahmeninfos nach eigenen Wünschen, lassen Sie “Special Events” zur Not unerwähnt oder machen sie Ihre Gäste mit ein paar “???” neugierig – zu raten was geschehen wird bringt Gesprächsstoff und macht Spaß.

03. Gutes Essen und besondere Getränke

Jeder kennt den Moment, in dem man vom tollen Essen des gestrigen Abends erzählt, weil es so gut war oder etwas ganz Besonderes. Liebe geht nunmal durch den Magen. Und bei Events gilt: weniger ist mehr. Das heißt nicht, dass Ihre Gäste hungrig bleiben sollen. Im Gegenteil, wohl genährt geht es uns Menschen am besten.

Exotische Drinks und leichtes Essen für Special Events

So manche Speisen liegen schwer im Magen, spätestens beim Sprung ins Wasser spürt man den Braten – wir raten daher zu etwas Leichtem, das bestärkt den Körper, sorgt aber nicht dafür das wir gleich schlafen gehen wollen. Ein paar kleinere Speisen und Appetizer eignen sich super (dafür bei Bedarf 1-2 Gänge mehr) um dieser Thematik gerecht zu werden.Das Buffet ist der allseits bekannte Klassiker, zum Beispiel kombiniert mit Grillstation für Hauptspeisen und Kühlmöglichkeit für Desserts und Süßspeisen.Lassen Sie sich etwas einfallen und gönnen Sie Ihren Gästen einen leckeren Aperitif, frische Sommerdrinks, vielleicht etwas Innovatives aus der Region oder sonstige Mischgetränke. Verwöhnen Sie Ihre Gäste mit etwas Besonderem.Tipp: Der legendäre Sektempfang lässt sich heutzutage durch moderne Getränke-Varianten ergänzen, zum Beispiel einen Hugo mit Holunderblütensirup, einen Lillet mit Wildberry Soda oder eine verfeinerte Berliner Luft mit Minzblättern und Limette. Anti-alkoholische Alternativen sind ein Muss, regionale Getränkespezialitäten kommen bei Liebhabern und Kennern super an.

04. Sorgen Sie für ein wohltuendes Ambiente

Nicht nur im Marketing, in der Industrie oder im Design kommt es auf Alleinstellungsmerkmale an. Auch wenn Sie wollen das Ihr Event etwas Besonderes wird, sollten Sie für den “Unvergesslichkeits-Faktor” sorgen.

Liebe zum Detail macht den Unterschied.

Dekorieren Sie den Veranstaltungsort, suchen Sie eine besondere Location und machen Sie die Zeit zum Erlebnis. Es gibt unzählige Möglichkeiten, das zu tun:

  • Ein schönes Umfeld z.B. auf dem Wasser, mit Deko, Blumen
  • Tanz-/Sitzmöglichkeiten, Musik
  • Gastfreundlichkeit und Service
  • Moderation zum Ablauf
  • Happenings, Akteure, Specials
  • Unterhaltungsangebote & Spiele
  • Einbezug des Publikums
  • Schönes Licht (feierlich, entspannt)

05. Beschenken Sie Ihre Gäste

Als Kinder haben schon die Augen geleuchtet wenn wir etwas ganz einfach geschenkt bekommen. Wir empfinden Geschenke als Wertschätzung und Mitgefühl. Das stärkt das Team, die Gruppe und macht den Abend noch schöner.

Zeit schenken… und vielleicht einen USB Stick?

Ob zum Willkommensgruß, zum Abschied oder als Danksagung nach der Hochzeitsfeier lieben die Menschen Geschenke, die von Herzen kommen oder ganz einfach gut zu gebrauchen sind.. oder wenn die Bonbons schmecken. ;)Legen Sie ein paar Süßigkeiten und Knabbereien auf die Tische, bereiten Sie kleine Tütchen für Ihre Gäste zum Schluss vor oder veranstalten Sie sogar ein Gewinnspiel zum Höhepunkt des Tages. Das hebt die Stimmung, sorgt für Highlights und Unterhaltungsstoff en masse.Tipp: Nutzen sie Ihr Budget und/oder Ihre Zeit und verschenken Sie etwas privat Nützliches, etwas Selbstgemachtes, ggf. Gebrauchsgegenstände oder etwas für die Küche – das kann sehr sympathisch sein oder praktisch!

Wir hoffen wir konnten ein wenig Inspiration für die Planung der nächsten Hochzeits- oder Firmenfeier bieten.In Zukunft liefern wir weitere Beiträge zu nützlichen Infos rund um das Thema.

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Wir sehen uns am Wasser,Euer Eventfloss Berlin Team

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